E-Rechnung: was die Umstellung für die Abschlussprüfung bedeutet

Die verpflichtende elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft ist keine Ankündigung mehr, sondern laufende Praxis. Für den Abschlussprüfer ist sie kein Steuerthema am Rand: Sie verändert die Belegebene, an der ein erheblicher Teil aller aussagebezogenen Prüfungshandlungen ansetzt. Wer prüft, wie ein Umsatz zustande kam oder ob eine Verbindlichkeit besteht, arbeitet ab sofort mit einem anderen Beleg als früher.

Der Fahrplan in Kurzform

Eingeführt wurde die Pflicht mit dem Wachstumschancengesetz. Die Staffel ist gesetzlich in § 27 Abs. 38 UStG geregelt und läuft in drei Stufen:

• Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmer müssen im gesetzlichen Anwendungsbereich E-Rechnungen empfangen können. Technisch reicht dafür nach Verwaltungsauffassung ein E-Mail-Postfach — die Empfangspflicht ist also niedrigschwellig, und für sie gibt es keine Übergangsfrist.
• Bis 31. Dezember 2026: Beim Ausstellen dürfen alle Unternehmen noch eine „sonstige Rechnung” (Papier, einfaches PDF) verwenden. Die Ausstellung einer E-Rechnung ist im Jahr 2026 also freiwillig.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Bestehende EDI-Verfahren, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, sind übergangsweise bis Ende 2027 weiter zulässig.

„Grundsätzlich” ist hier keine Floskel

Der Anwendungsbereich der E-Rechnungspflicht ist enger als die Schlagzeile. Erfasst sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmern; außerhalb dieses Kreises — etwa gegenüber Privatkunden oder bei Auslandsumsätzen — gilt sie nicht. Und auch innerhalb des Anwendungsbereichs gibt es Ausnahmen und Sonderfälle, die für die Prüfungsplanung wichtiger sind als der Fahrplan:

• Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen — empfangen können müssen sie gleichwohl.
• Für bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG) besteht keine Rechnungsausstellungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht.

Die maßgebliche Verwaltungsauffassung steht in zwei BMF-Schreiben — vom 15. Oktober 2024 (BStBl. I 2024, S. 1320) und vom 15. Oktober 2025 (BStBl. I 2025, S. 1806). Für Detailfragen — insbesondere zu Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht — führt kein Weg an den BMF-Schreiben und dem aktuellen Gesetzestext vorbei; die Materie hat sich seit 2024 mehrfach bewegt.

Zur oft genannten „zweiten Stufe”, einem transaktionsbezogenen Umsatzsteuer-Meldesystem: Ein solches System ist auf EU-Ebene im Rahmen der ViDA-Reform ab dem 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende Umsätze vorgesehen. Für ein nationales deutsches Meldesystem nennt das BMF bislang lediglich einen „späteren Zeitpunkt” — einen verbindlichen Starttermin gibt es dafür nicht. Wer plant, sollte beides auseinanderhalten.

Was sich prüferisch tatsächlich ändert

Der Beleg ist nicht mehr das Bild. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD liegt zwar zusätzlich ein PDF bei — maßgeblich ist aber der strukturierte Teil. Wer eine Rechnung prüft, indem er auf das Sichtbild schaut, prüft ab jetzt möglicherweise die falsche Ebene: Bild und Datensatz können auseinanderfallen. Für die Prüfung heißt das, zumindest stichprobenweise den Datensatz selbst anzusehen und sich zeigen zu lassen, welcher Teil beim Mandanten der führende ist.

Die Verfahrensdokumentation wird wichtiger. Wie kommt eine E-Rechnung ins System? Wo wird sie auf formale Anforderungen geprüft? Wie werden Rechnungen behandelt, die die Prüfung nicht bestehen? Und vor allem: Wie wird revisionssicher archiviert — im strukturierten Originalformat, nicht als Ausdruck oder Screenshot? Die Antworten gehören in die Verfahrensdokumentation nach den GoBD; fehlt sie oder beschreibt sie den alten Papierprozess, ist das ein Befund für das Management Letter.

Der Vorsteuerabzug rückt ins Risiko. In den Übergangsjahren laufen beim selben Mandanten drei Rechnungswelten parallel: Papier, PDF und strukturierte E-Rechnung. Genau in dieser Gemengelage entstehen die typischen Fehler — Doppelerfassungen, weil ein Vorgang als PDF und als Datensatz ankommt; nicht erkannte Formatfehler; oder Rechnungen, die mangels korrekten Formats den Vorsteuerabzug gefährden.

Dabei lohnt eine Differenzierung, die in der Beratungsliteratur häufig untergeht: Eine Rechnung in unzutreffender Form ist zwar grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Nach Verwaltungsauffassung kann der Vorsteuerabzug aber unter bestimmten Voraussetzungen gleichwohl in Betracht kommen — etwa wenn die materiellen Voraussetzungen anderweitig nachgewiesen werden oder die Rechnung später berichtigt wird. Der Befund lautet für die Prüfung deshalb selten „Abzug verloren”, sondern „Abzug angreifbar, Nachweislage klären”. Für die Risikobeurteilung bleibt es ein handfestes Fehlerrisiko, solange die Umstellung läuft.

Chancen für die Prüfung

Die Umstellung ist nicht nur Last. Strukturierte Rechnungsdaten sind maschinenlesbar — und das eröffnet Prüfungshandlungen, die mit Papierbelegen unverhältnismäßig wären. Ein vollständiger Abgleich zwischen Rechnungsdatensätzen und Buchungen ist bei strukturierten Daten technisch möglich, statt nur stichprobenhaft. Dubletten, Nummernlücken, Vorsteuerbeträge, die nicht zum ausgewiesenen Satz passen, oder Rechnungen ohne Gegenbuchung lassen sich über die Grundgesamtheit hinweg suchen.

Mittelfristig verschiebt sich die Belegprüfung damit dorthin, wo sie prüferisch hingehört: weg vom Abhaken formaler Merkmale, hin zur Frage, ob der Geschäftsvorfall stattgefunden hat und richtig abgebildet ist. Das formale Abhaken kann die Maschine besser.

Was jetzt ins Prüfungsprogramm gehört

Für die Prüfungen der Übergangsjahre lohnt ein kompakter Block mit fünf Fragen: Kann der Mandant nachweislich E-Rechnungen empfangen und im Originalformat archivieren? Ist die Verfahrensdokumentation auf dem Stand des tatsächlichen Prozesses? Wie werden Rechnungen behandelt, die die Eingangsprüfung nicht bestehen — und gibt es dafür eine Kontrolle? Welche seiner Ausgangsumsätze fallen überhaupt in den Anwendungsbereich, und welche in eine der Ausnahmen? Und ab wann trifft den Mandanten selbst die Ausstellungspflicht, gemessen an seinem Vorjahresumsatz?

Die letzte Frage ist die unbequemste, weil sie in die Beratung hineinreicht — der Prüfer stellt sie trotzdem, denn ein Mandant, der 2027 unvorbereitet in die Ausstellungspflicht läuft, hat ein operatives und ein steuerliches Problem. Die Grenze zur unzulässigen Mitwirkung ist dabei leicht zu halten: Fragen stellen und Befunde berichten ist Prüfung; den Prozess einrichten wäre es nicht.

Fazit

Die E-Rechnung ändert für den Abschlussprüfer weniger die Standards als die Datenlage. Der Beleg wird zum Datensatz, die Verfahrensdokumentation zum Prüfungsgegenstand, und die Übergangsjahre bis 2028 sind die fehleranfälligste Phase, weil drei Rechnungswelten nebeneinander laufen. Wer diese Phase strukturiert begleitet — und dabei Anwendungsbereich und Ausnahmen sauber auseinanderhält — hat danach bessere Daten als je zuvor und damit eine Prüfung, die an den richtigen Stellen tiefer geht.

Quellen

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen, Begriff der E-Rechnung. Abruf: 5. August 2026.
• § 27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelung zur obligatorischen E-Rechnung. Abruf: 5. August 2026.
• § 19 UStG — Kleinunternehmer. Abruf: 5. August 2026.
• § 4 UStG — Steuerbefreiungen, insbesondere Nr. 8 bis 29. Abruf: 5. August 2026.
• §§ 33, 34 UStDV — Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Abruf: 5. August 2026.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 — Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, BStBl. I 2025, S. 1806. Abruf: 5. August 2026.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, BStBl. I 2024, S. 1320 — Vorgängerfassung.
• Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA — „VAT in the Digital Age”) — digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze ab 1. Juli 2030.
• Norm EN 16931 — europäisches Format für die elektronische Rechnungsstellung.

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Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand 5. August 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall; maßgeblich sind der Gesetzestext und die BMF-Schreiben in ihrer jeweils geltenden Fassung.